Der Weg ist das Ziel

Dieser Blogeintrag soll nicht philosophischen Inhaltes sein, aber die Überschrift passt ganz gut, wenn es um den Ablauf meiner Arbeit vom Anruf oder der Mail des Kunden bis zum Endergebnis -den Fotos- geht. Wie reagiere ich beim ersten Kontakt? Wie plane ich meine Termine mit dem Kunden? Wie erstelle ich meine Angebote? Wie läuft ein Fototermin ab? Wie findet die Fotoübergabe statt?

Fragen, die ich hier kurz am Beispiel von Businessportraits für ein Unternehmen beantworten möchte.

Erster Kundenkontakt

Meistens wird der Erstkontakt durch den Kunden in einem Telefonat hergestellt. Sollte ich gerade -wie es oft der Fall ist- unterwegs oder im Fototermin sein und nicht in meinen Terminkalender sehen können, lasse ich mir kurz die Eckpunkte der Fotowünsche geben, um den Kunden nicht sofort „abzuwiegeln“. Das wäre in meinen Augen immer unhöflich und es besteht in einem kurzen Dialog die erste Möglichkeit, sich kennenzulernen. Der anschließenden Bitte, mir das Telefonat über das Kontaktformular meiner Homepage zu bestätigen und weitere Einzelheiten zu den Kundendaten und zum Termin mitzuteilen, wird immer sehr gern nachgekommen. Ab hier ist der Ablauf des Termins immer gleich, vorausgesetzt, ich werde gebucht 🙂 .

Rückmeldung innerhalb 24 Stunden

Mails werden durch mich immer in den ersten 24 Stunden nach Erstkontakt mit meinem Kunden -egal in welcher Form- beantwortet. In meiner Rückmail bitte ich um ein Vorgespräch – natürlich nur, wenn es auch zeitlich und räumlich möglich ist. Ein erneutes Telefonat ist hier nicht selten und erspart so einiges Hin und Her. Somit wird diese Mail nicht selten als Terminbestätigung für die Vorabsprache genügen.

Das Vorgespräch zu den Werbefotos

Vorgespräche finden zu 95 Prozent in den Unternehmen der Auftraggeber statt. Während einer Begehung des Unternehmens kann ich mir ein erstes Bild machen, was fotografisch möglich ist, ich plane die Ausrüstung, die ich am Tag des Fototermins mitbringe, und berate den Fotokunden dabei nicht selten konzeptionell zum bevorstehenden Termin. Im Gespräch geht es neben den Details zu den zu erstellenden Fotoaufnahmen natürlich auch um zeitliche und damit verbundene finanzielle Aspekte, die gewünschten Nutzungsrechte an den Fotoaufnahmen (ein wichtiger, aber leider bei vielen Kollegen oft vergessener Teil der Absprachen) und Vorbereitungen, die vor dem Termin durch den Auftraggeber zu treffen sind.

Ein übersichtliches Angebot

Zurück im Büro wird innerhalb der nächsten 24 Stunden das Angebot für den Kunden erstellt. Bei mir werden NIE „Handschlag-Verträge“ gemacht, was für mich als Fotograf, aber auch den Kunden immer nur von Vorteil sein kann. Das übersichtliche Angebot beinhaltet alle im Vorgespräch aufgenommen Details des Fototermins. Ich lege grundsätzlich Wert darauf, dass nichts vergessen wird. Sätze wie „Fotografische Leistungen nach ihren Wünschen“, denen dann keine Einzelpositionen folgen, kommen in meinen Angeboten nicht vor. Auch die rechtlichen Regelungen dürfen im Angebot nicht fehlen. So werden IMMER die Nutzungsrechte an den Fotoaufnahmen als eigene Position aufgeführt und auch honoriert. Auch die Verweise auf meine Datenschutzbestimmungen und AGB, die ich jedem Angebot anhänge, die Honorarzusätze bei Änderungen während des Termins sowie die Zahlungsmodalitäten dürfen nicht fehlen. Ein Auftrag zur Unterschrift für den Kunden wird dann zusammen mit diesem Angebot -meist per Mail- an den Kunden verschickt.

Die Auftragsvergabe

Sollte der Kunde sich in den nächsten 5 Tagen nicht zurück melden, werde ich in einem kurzen Telefonat den Empfang des Angebotes abfragen. Es kommt nicht selten vor, dass eine Mail im Eifer des täglichen Gefechts untergeht. Kommt es zur Auftragsvergabe durch den Unternehmer, wird der Eingang des Auftrages immer per Mail oder bei notwendigen Absprachen auch telefonisch betätigt.

Der Tag der Fotoaufnahmen

(und der Vortag)

Ein absolutes Muss ist die Überprüfung meiner Ausrüstung vor dem Fototermin. Diese findet immer am Tag vor dem Termin statt. Jetzt heißt es Akkus laden, die Kameras und Blitze auf ihre Funktion prüfen und die Ausrüstung zusammenstellen, die ich benötige.
Pünktlichkeit ist für mich Pflicht. Daher mache ich mich immer früh genug an das Beladen meines Autos und starte unmittelbar danach zum Kunden. Verkehrsbedingte Verspätungen -die gibt es, wenn auch selten- werden immer telefonisch an das Unternehmen gemeldet. Nach Ankunft beim Kunden stürze ich nicht sofort mit meiner Ausrüstung in die Geschäftsräume, sondern melde mich an und es können letzte Details oder kleine Änderungen besprochen werden. Je nach Art der Fotos baue ich nun meine Ausrüstung auf. Das kann schon mal 30 Minuten in Anspruch nehmen, die ich aber vorher zusammen mit dem Kunden einplane. Nach ersten Einstellungen (Licht, Kamerastandort etc.) kann nun mit den Aufnahmen begonnen werden. In meinem Beispiel von Businessportraits kann der Kunde und der Portraitierte die Aufnahmen sofort am Mac sichten und auswählen, was eine lange Auswahl vom Kontaktabzug im Nachhinein vermeidet. Tethering -die unmittelbare Verbindung meiner Kamera mit dem Mac- ist aus meinem Fotografenleben deshalb nicht mehr wegzudenken.

Die Nacharbeit

Nach dem Termin ist vor dem Termin ….
Im Büro zurück heißt es -oft sofort- Bildbearbeitung. Natürlich geht das nur, wenn ich nicht erst in der Nacht zurück komme oder einen Folgetermin habe, aber ich lege mir meine Termine nur selten so eng, dass letzteres der Fall ist. Die Fotobearbeitung beinhaltet neben den normalen Einstellungen auch die Retusche und den Zuschnitt der Fotos.

Die Fotoübergabe

Ich bin immer bestrebt, meinen Kunden die Ergebnisse so schnell wie möglich in bester Qualität zu liefern. War es früher eine CD oder DVD, die persönlich übergeben wurde oder auf dem Postweg an den Kunden ging, ist heute die Übersendung eines Download-Links per Mail der übliche Weg. Das spart Zeit und der Kunde hat schnellen Zugriff auf die fertiggestellten Daten, die ich auf Wunsch auch in verschiedenen Größen für Großdruck und Web liefere. Sollte ich den Kunden nach dem Termin treffen, übergebe ich die Daten zusätzlich auch gern auf einem USB-Stick mit meinem Firmenlogo.

Nachbesprechung und Rechnungsstellung

Eine telefonische Nachbesprechung strebe ich in manchen Fällen an, sie ist aber nicht Voraussetzung des Abschlusses der Fotoarbeiten. Die Rechnung mit allen Details analog meinem Angebot geht nach Auftragserfüllung und Fotoübergabe üblicherweise immer per Mail an den Auftraggeber raus. Damit ist der Auftrag abgeschlossen.

 

Ich hoffe ich konnte mit diesem Blogeintrag etwas Licht in meinen Arbeitsalltag bringen und freue mich über weitere Besuche in meinem Blog.